Teklif Vermeden Önce: Küba Özel Sektöründeki Bir Alıcı İçin Beş Kontrol Noktası

Küba’daki özel sektör işletmesinden gelen bir mesaj teşvik edici olabilir.

Bir katalog isteyebilir, teklif talep edebilir, miktar belirtebilir veya satın almaya hazır olduğunu söyleyebilir. Yabancı bir tedarikçi için bu, ticari bir fırsatın başlangıcı gibi görünebilir.

Bazen gerçekten öyledir.

Ancak bir talep, işleme hazır bir alıcı ile aynı şey değildir.

Bağlayıcı bir teklif vermeden, stok ayırmadan veya sevkiyat koşullarını konuşmadan önce tedarikçi işlem haritasının tamamını anlamalıdır: alıcı kimdir, malları kim ithal edecektir, kim teslim alacaktır ve ödemeyi kim yapacaktır?

Küba bağlantılı ticarette bu roller her zaman aynı tüzel kişide birleşmeyebilir.

Bu, işlemi otomatik olarak sorunlu hâle getirmez. Ancak ticari taahhütlerde bulunulmadan önce yapının açık olması gerektiği anlamına gelir.

İlk soru yalnızca şu değildir:

“Ürünü istiyorlar mı?”

Asıl soru şudur:

“Bu işlem açık, hukuka uygun, operasyonel ve finansal olarak tamamlanabilir mi?”

1. Alıcının tüzel kişiliğini doğrulayın

İşe kişiyle değil, tüzel kişiyle başlayın.

İlk temas WhatsApp, LinkedIn, e-posta veya kişisel bir tanışıklık üzerinden kurulabilir. Bu normaldir. Ancak bir talep resmî ticari teklife dönüşmeden önce tedarikçi, malları hangi tüzel kişinin talep ettiğini tam olarak bilmelidir.

Şunları talep edin:

• Şirketin tam ticari unvanı
• Kayıt ve vergi bilgileri
• Kayıtlı adresi
• İşletme profili ve ana faaliyet alanı
• Yetkili imza sahibinin adı ve görevi
• Sözleşmeyi imzalayacak kişi
• Faturayı alacak tüzel kişi
• Satın alma yükümlülüğünü üstlenecek tüzel kişi

Bu, sırf bürokrasi olsun diye yapılmaz.

Her iki tarafı da yaygın bir riskten korur: Talebi ileten kişi, işlemi tamamlamaya yetkili, finansal gücü olan veya ticari kapasiteye sahip kişi ya da tüzel kişi olmayabilir.

Güvenilir bir alıcı; kim olduğunu, ne yaptığını ve satın alma bakımından sözleşmesel sorumluluğun kimde olduğunu açık biçimde açıklayabilmelidir.

Bu netleşene kadar görüşme keşif aşamasında kalmalıdır.

2. Alıcıyı, ithalatçıyı, teslim alanı ve ödeyen tarafı birbirinden ayırın

Küba’daki bir özel sektör işletmesi ticari alıcı olabilir; ancak malları fiilen ithal eden veya ödemeyi gönderen taraf olmayabilir.

Bu nedenle tedarikçi dört ayrı rolü belirlemelidir:

• Alıcı: Malları talep eden ve satın alan tüzel kişi
• İthalatçı: İthalat sürecinden sorumlu tüzel kişi
• Teslim alan: Malları teslim alacak tüzel kişi veya teslim noktası
• Ödeyen taraf: Faturayı kapatacak tüzel kişi veya hesap sahibi

Bu roller aynı olabilir. Farklı taraflara da dağılabilir.

Bağlayıcı bir teklif vermeden önce şu soruları sorun:

• Malların ticari amacı nedir?
• Mallar yeniden satılacak mı, işletme içinde mi kullanılacak, yoksa üretimde mi değerlendirilecek?
• Gümrük işlemlerinde kayıtlı ithalatçı kim olacak?
• İthalat belgeleri ve gümrük sürecini hangi tüzel kişi yönetecek?
• Nihai teslim alan ve son kullanıcı kimdir?
• Tedarikçiye ödemeyi kim yapacak?
• Bu taraflar arasındaki ilişki hangi belgeye veya ticari yapıya dayanıyor?

Talep edilen ürünün, alıcının ticari faaliyeti açısından da anlamlı olması gerekir.

Tedarikçi, şirketin ürüne neden ihtiyaç duyduğunu, ürünü nasıl kullanacağını ve işlemin alıcının faaliyet modeliyle uyumlu olup olmadığını anlamalıdır.

Roller net değilse, fırsat henüz bağlayıcı teklif aşamasına gelmemiştir.

3. İthalat ve teslimat yolunu haritalayın

Ürün ve fiyat üzerinde anlaşmanın işlemi çözdüğünü varsaymayın.

Bir sonraki soru şudur: Mallar Küba’ya nasıl girecek, gümrükten nasıl çekilecek ve son kullanıcıya nasıl ulaşacak?

Bağlayıcı teklif vermeden önce şu başlıkları netleştirin:

• İthalat sürecini kim yönetecek?
• Gümrük işlemlerinde kayıtlı ithalatçı hangi tüzel kişi olacak?
• Hangi liman, havaalanı veya teslim noktası öngörülüyor?
• Gümrük çekim işlemlerini kim yürütecek?
• Hangi Incoterm talep ediliyor?
• Sürece dâhil edilmiş bir freight forwarder veya lojistik partner var mı?
• Ürün sertifikası, etiket, kayıt veya teknik belge gerekiyor mu?
• Nihai teslim alan kim?
• İç nakliye, depolama ve gümrük çekim maliyetlerini kim üstlenecek?

Görünürde umut verici birçok talep, bu aşamada eksik kalır.

Alıcı ürünü gerçekten istiyor olabilir; ancak ithalatçı, teslim noktası, belge gereklilikleri ve gümrük süreci henüz birbiriyle uyumlu olmayabilir.

Bu, fırsatın otomatik olarak zayıf olduğu anlamına gelmez.

Ancak tedarikçinin ilk temas düzeyindeki bir talebi tamamlanmış bir ticari yapı gibi görmemesi gerektiği anlamına gelir.

İşlem haritası olmayan bir teklif, çoğu zaman yalnızca bir rakamdır.

4. Ödeme yapısını doğrulayın — üçüncü ülkedeki hesaplar da dâhil

Ödeme, en son konuşulacak ayrıntı olarak görülmemelidir.

İlk netleştirilecek konulardan biri olmalıdır.

Muhtemel bir alıcı, İspanya’daki veya başka bir üçüncü ülkedeki banka hesabından ödeme yapılmasını öneriyorsa, bağlayıcı teklif verilmeden, stok ayrılmadan veya yük hazırlanmadan önce bu yapının haritalanması gerekir.

Bu durum işlemi otomatik olarak uygunsuz kılmaz.

Ancak hiçbir zaman gayriresmî bir dolanma yolu gibi değerlendirilmemelidir.

Alıcı, fatura muhatabı, ödeyen taraf ve hesap sahibi aynı tüzel kişi değilse; tedarikçi nihai ticari taahhütte bulunmadan önce ödeme zincirinin tamamını anlamalı ve açık biçimde belgelendirmelidir.

Şunları netleştirin:

• Sözleşmesel alıcı hangi tüzel kişidir?
• Faturayı hangi tüzel kişi alacaktır?
• Ödemeyi hangi tüzel kişi veya kişi yapacaktır?
• Ödeme hesabının sahibi kimdir?
• Ödeme bankası hangi ülkededir?
• Hangi para birimi ve ödeme yöntemi kullanılacaktır?
• Alıcı ile hesap sahibi arasındaki ticari ilişki nedir?
• Ödeyen taraf, alıcının faturasını kapatmak için resmî olarak yetkilendirilmiş midir?
• Alıcının, ödeyen tarafın ve tedarikçinin bankaları işlemi gerçekleştirebilir mi?
• Ödeme yapısı sevkiyattan önce yazılı olarak teyit edilmiş midir?

Yurtdışındaki bir hesap; bankacılık, yaptırım, uyum veya fon kaynağına ilişkin soruları ortadan kaldırmaz.

Sadece doğrulanması gereken işlem haritasını değiştirir.

Üçüncü ülkedeki bir ödeyen taraf; ticari olarak açıklanabilir, sözleşmesel olarak belgelenmiş ve ilgili bankalarca kabul edilebilir olmalıdır. Açıklanamayan kişisel hesaplar, ödeyen tarafın gerekçesiz değiştirilmesi, belirsiz fatura talimatları veya ödeme yapısı teyit edilmeden sevkiyat yapılması isteği bir durdurma ve doğrulama noktası olarak ele alınmalıdır.

Açık bir ödeme yapısı yoksa, nihai ticari taahhüt de yoktur.

5. Uyum ve ifa kontrollerini tamamlayın

Son inceleme yalnızca alıcıyla ilgili değildir.

İşlemin tamamıyla ilgilidir.

Bu inceleme; ürünü, menşeini, son kullanımını, ithalatçıyı, teslim alanı, ödeyen tarafı, finansal kuruluşları, taşıma rotasını ve uygulanabilecek ülke bazlı kısıtları kapsar.

Şu konular değerlendirilmelidir:

• Ürünün menşei ve teknik içeriği
• İhracat kontrol gereklilikleri
• Son kullanıcı ve son kullanım bilgileri
• Alıcı, ithalatçı, teslim alan ve ödeyen taraf incelemesi
• Banka ve sigorta şirketi kabulü
• Taşıyıcı, gemi ve lojistik organizatörü kontrolleri
• Ürün belgeleri ve düzenleyici gereklilikler
• Yaptırım riski ve kısıtlı taraf riski

Bir işlem ticari açıdan cazip olabilir; ancak banka, taşıyıcı, sigortacı veya düzenleyici otorite işlemi desteklemeyecekse operasyonel olarak imkânsız hâle gelebilir.

Yurtdışındaki bir banka hesabının kullanılması bu incelemeyi ortadan kaldırmaz.

ABD bağlantısı varsa — ABD menşeli ürünler, teknoloji, finansal kuruluşlar, kişiler veya ödeme unsurları dâhil — işlem ek uzman incelemesi gerektirebilir. Aynı yaklaşım, ilgili ihracat kontrolü veya yaptırım kuralları bulunan diğer ülkeler için de geçerlidir.

Uyum incelemesinin amacı fırsatları öldürmek değildir.

Amaç, bir fırsatın güvenli, şeffaf ve gerçekçi biçimde ilerleyip ilerleyemeyeceğini erken aşamada belirlemektir.

İşlem haritasıyla başlayın

En güçlü tedarikçiler işe en düşük fiyatlarını vererek başlamaz.

İşe işlemi anlayarak başlarlar.

Disiplinli bir ilk aşama süreci basit olabilir:

1. Tüzel kişiliği doğrulayın
2. Alıcıyı, ithalatçıyı, teslim alanı ve ödeyen tarafı ayırın
3. İthalat ve teslimat yolunu haritalayın
4. Ödeme yapısını doğrulayın
5. Uyum ve ifa risklerini inceleyin

Ancak bundan sonra bağlayıcı teklif, sözleşme görüşmesi veya sevkiyat planına geçilmelidir.

Küba gibi bir pazarda ilk ticari avantaj çoğu zaman hız değildir.

Netliktir.

Fiyatla değil, işlem haritasıyla başlayın.